Para que una empresa o emprendimiento funcione correctamente debe contar con un equipo de trabajo profesional responsable, organizado, coordinado y productivo, dispuesto a mejorar lo que sea necesario para mantener la rentabilidad del negocio.
Generar ventas no es tan fácil como esperar a que un usuario llegue a la tienda, escoja un producto y realice su pago a través de un TPV sin poner peros ni quejas. Captar clientes es un proceso que va mucho más allá y requiere de un arduo trabajo, y para ello es fundamental que el equipo laboral esté comprometido con la empresa y demuestre ser productivo.
Sin embargo, muchas veces ese nivel de productividad se ve afectado por una serie de factores que lo hacen disminuir, tales como las distracciones al pasar parte del tiempo en redes sociales, por ejemplo, falta de motivación por parte de los jefes y líderes, un ambiente laboral pesado, la sobrecarga de actividades, entre otros aspectos que hacen que el trabajador pierda su tiempo y termine estresado corriendo contra el reloj para llevar a cabo sus tareas a tiempo.
Por suerte, para evitar que este tipo de situaciones ocurra, existe una herramienta que puede ayudar a mejorar el rendimiento del equipo de trabajo, nos referimos al método Pomodoro. En este apartado nos centraremos en explicarte qué es, cómo funciona, cuáles son sus beneficios y las formas en las que se puede implementar para gestionar mejor el tiempo y aumentar la productividad en tu empresa.
¿Qué es el método Pomodoro?
Se trata de una técnica para la gestión del tiempo que se ha vuelto muy popular en los últimos años por los buenos resultados que genera, convirtiéndose en una de las mejores estrategias para optimizar el desempeño en el área de trabajo. Aunque vale la pena acotar que es una técnica que también puede ser implementada en otros contextos como por ejemplo el estudio.
Su táctica consiste en trabajar en sesiones de 25 minutos separadas por breves descansos, con el fin de maximizar la concentración. El método Pomodoro fue creado a finales de la década de 1980 por Francesco Cirillo, un estudiante universitario que presentaba problemas para administrar su tiempo y productividad. Por lo que decidió dividir sus sesiones de estudio en lapsos de tiempos de 10 minutos, donde demostraba tener mejor concentración.
Para contabilizar el tiempo, Cirillo utilizaba un cronómetro de cocina con forma de tomate (Pomodoro, en italiano y de allí su nombre). Fue entonces como tras repetir varias veces por ensayo y error y realizar otros ajustes, Cirillo desarrolló la técnica Pomodoro.
¿Cómo funciona?
El método propone alternar entre sesiones de trabajo un descanso corto. Un Pomodoro equivale a una sesión de trabajo de 25 minutos. Luego de haber transcurrido el tiempo, se procede a descansar durante 5 minutos. Tras cumplir 4 sesiones de Pomodoro, se toma un descanso un poco más prolongado y así sucesivamente.
El efecto que causa esta técnica al trabajar en secuencias breves es que aumenta las probabilidades de que la persona sea más productiva y se mantenga motivada. Sin embargo, la clave para mantener la concentración durante el Pomodoro es reducir en la medida de lo posible las distracciones.
Sabemos que el teléfono es uno de nuestros más grandes elementos distractores, por lo tanto, se recomienda colocarlo en modo avión o apagarlo mientras se lleva a cabo la práctica. De esta manera la persona evitará la tentación de revisar las notificaciones y distraerse.
No obstante, también hay que tener en cuenta que existen otros factores externos que pueden interferir en la concentración y que no están bajo nuestro control, como, por ejemplo, que un compañero del equipo te interrumpa pidiendo ayuda con alguna tarea.
Para estos casos, Cirillo sugiere informar a los compañeros que estás ocupado en ese momento, volver a llamar cuando la sesión Pomodoro haya finalizado o intentar negociar hasta encontrar el momento oportuno para hablar sobre el tema.
¿Cómo implementar el método Pomodoro en el equipo de trabajo?
Para aplicar esta estrategia de gestión de tiempo en el ámbito del equipo de trabajo se le puede asignar a cada integrante al comenzar el día una serie de tareas que deben ser llevadas a cabo con el método Pomodoro. Al finalizar el día de trabajo, el equipo se reúne nuevamente para revisar el estado actual de las tareas y para contabilizar la cantidad de sesiones de Pomodoros que se hayan completado.
Si el proceso se lleva a cabo de forma correcta, podrás tener un estimado de la cantidad de sesiones de Pomodoros que se necesitan para realizar ciertas tareas. Este dato puede ser muy útil a la hora de planificar los siguientes flujos de trabajo o cronogramas de proyectos futuros.
Pasos para aplicar el método Pomodoro
Paso 1: escoger la herramienta. Lo primero que necesitas para implementar la técnica es contar un cronómetro que contabilice el tiempo en cada sesión, este puede ser físico o digital. De hecho, existen cronómetros ‘Pomodoro’ que vienen configurados con el tiempo que dura la sesión y al finalizar emiten un sonido de alerta. También existen apps Pomodoro que puedes descargar desde tu móvil para dar seguimiento a las sesiones.
Paso 2: crear una lista de tareas. Una vez que hayas seleccionado la herramienta con la que trabajarás en el método, deberás hacer una lista con las tareas que necesitas realizar y colocarlas por orden de prioridades.
Paso 3: selecciona una tarea. Luego de armar la lista será momento de escoger una tarea con la cual trabajar e iniciar la sesión Pomodoro de 25 minutos.
Paso 4: observa los resultados. Al finalizar la sesión, fíjate en lo que has logrado y táchalo como tarea cumplida.
Paso 5: descansa y continua. Tómate un breve descanso de 5 minutos y luego continúa con las otras 3 sesiones de pomodoros, repitiendo los pasos anteriores.
Al finalizar el cuarto pomodoro, tómate un descanso de 15 a 30 minutos y repite el ciclo. Cuenta las sesiones que acabaste y de esta manera sabrás la cantidad de sesiones que necesitas para llevar a cabo una tarea. Con este método podrás planificar mejor tu cronograma de actividades y tener un rendimiento óptimo.
Beneficios de la técnica Pomodoro
El objetivo de este método es gestionar mejor el tiempo y aumentar el nivel de productividad. A continuación, te compartiremos algunas formas en las que lo promueve.
- Mejora de la concentración. Si se practica de manera correcta el método puede llegar a ser muy útil para elevar el nivel de concentración de la persona en intervalos de tiempo razonables, mejorando la calidad de trabajo.
- Reduce las distracciones. Los elementos distractores no serán un problema siempre y cuando el método se lleve a cabo tal y como lo indica Cirillo. Esto te permitirá optimizar el ambiente laboral y mejorar tu concentración mientras trabajas.
- Contribuye a la planificación de proyectos. Una vez que te acostumbras a las sesiones, puedes planificar mejor tus tareas, eventos y proyectos, dándole mayor precisión.
- Disminuye el cansancio mental. Según estudios, se ha demostrado que el trabajo continuo con tareas por un tiempo prolongado puede afectar el rendimiento de la persona, haciendo que disminuya. En cambio, tomar descansos breves entre tareas puede servir para mantener la concentración. En el caso de los descansos entre las sesiones Pomodoro, permiten que la mente se despeje para poder volver a concentrarte sin estar demasiado agotada.
