Organizar una graduación hoy en día es todo un reto, son muchos los detalles que hay que tomar en cuenta para que todo quede perfecto en ese día tan especial. Un buen organizador de eventos deberá encargarse de todo para que los asistentes solo tengan que preocuparse por conseguir su traje o vestido de graduacion y el traslado al lugar donde celebrarán esta fecha tan importante en sus vidas. Es por eso que en este articulo daremos algunos tips para que la fiesta de graduación todo sea un éxito.
La ceremonia de graduación es el cierre de grandes esfuerzos personales y familiares y uno de los momentos más emotivos y felices de nuestra vida y también el inicio de una nueva etapa con nuevos retos por tal razón debe ser una celebración inolvidable donde compartir el baile, brindis, fotos y diplomas con nuestros familiares, amigos y colegas.
Detalles a considerar al organizar una fiesta de graduación
Los puntos aquí descritos requieren mucha capacidad de organización, planificación y ejecución, por lo tanto es imprescindible contar con personas responsables y capaces que puedan realizar dichas tareas para que el éxito de la fiesta este asegurado.
Definir quienes serán los organizadores
Es importante definir un grupo de personas que se encarguen de la organización del evento, estos serán los encargados de la planificación y de prever todo lo necesario para que todo salga bien. Si se van a repartir tareas entre varias personas es necesario definirlas claramente para que no se escape ningún detalle.
También se puede optar por contratar los servicios de organizadores de eventos para que se encarguen de todos los detalles, esto es lo más recomendable ya que ellos tienen más experiencia.
Lugar y fecha de la celebración
Dado que las graduaciones son por lo general en temporada alta ya que en esas fechas también se realizan otro tipo de eventos es necesario reservar el lugar con mucha anticipación esto evitara que los lugares deseados sean reservados para otros eventos o el precio se eleve debido a la alta demanda. Reservar con anticipación ayudará a tener más tiempo para planear cada detalle para que todo salga perfecto. Por esta razón uno de los primeros pasos es definir la fecha.
Antes de definir el lugar es necesario saber el número aproximado de invitados y las preferencias de estos ya que serán distintas y eso dificultara la elección, en estos casos se pueden presentar alternativas y que sean los graduados quienes definan el lugar tomando en cuenta los gustos de la mayoría.
Alternativas para elegir hay muchas, sin embargo si es verano lo más recomendable será un lugar al aire libre y si es invierno se puede optar por un lugar cerrado. Algunas opciones interesantes podrían ser discotecas, parques, haciendas, playas, restaurantes o un gran jardín o terraza.
Invitaciones
Se recomienda hacer la entrega de invitaciones con al menos un mes de anticipación para que los invitados puedan organizar sus compromisos con tiempo. Lo usual es definir una cantidad de invitados por graduado una vez hecho esto se conocerá el número de invitaciones a distribuir.
Una vez definida la cantidad de invitados es momento de elegir el diseño de la tarjeta de invitación para esto existen muchas opciones se recomienda algo sobrio y elegante acorde a la temática del evento y con el visto bueno de los graduados. En cuanto a los colores es buena idea combinarlos con los tonos de las togas elegidas, la decoración del lugar y/o los colores de la institución educativa
Comida y Bebidas
La comida y bebidas dependerán de la gastronomía de cada región, el presupuesto con el que se cuente y el tipo de fiesta que se quiera ofrecer. Se puede optar por una cena, cóctel o buffet. Si es un grupo pequeño una cena es una excelente opción.
Para escoger el menú los organizadores pueden proponer diversas opciones para que los graduados puedan elegir la que mejor se acomode a sus preferencias. Una vez definido el menú se pueden contratar empresas especializadas con atractivos paquetes de menú para este tipo de celebraciones.
En cualquier caso lo ideal es dejar la preparación de los alimentos en manos expertas que puedan darle el mejor sazón y la mejor organización.
En cuanto a las bebidas hay varias opciones, en ocasiones las bebidas sin alcohol forman parte del menú y las alcohólicas deben ser ingresadas por los asistentes. En otros casos todas bebidas se incluyen en barra libre con un amplio abanico de opciones de tragos con y sin alcohol para cubrir las exigencias de todos los invitados. Nuevamente esto dependerá del presupuesto disponible y los propósitos de los festejados.
Música y Baile
La música es uno de los ingredientes más importantes en toda celebración y esta no puede ser la excepción. Se debe elegir un repertorio alegre del agrado de la mayoría que motive a los invitados a bailar y les recuerde que se encuentran de fiesta. Una vez que se ha elegido al DJ, animadores y grupo de música se puede complementar con accesorios como efectos de luces, humo, pistas iluminadas y cotillón para generar un clima de baile y diversión.
Decoración y ambientación
Pequeños detalles hacen grandes diferencias, no debe faltar la decoración con globos, arreglos florales y todo elemento que llene de colores alegres el lugar. Se puede complementar con logotipos propios de la institución para darle más formalidad.
Las mesas deberán tener una excelente mantelería, además de detalles de caminería en la mesa, y fundas para las sillas, con colores que combinen con las togas y colores institucionales.
Una correcta iluminación también es importante ya que demasiada luz podría cohibir a los invitados de bailar y poca luz podría opacar la decoración.
Fotografía y Video
Un evento inolvidable debe quedar plasmado en fotografías y videos de la mejor calidad ya que es un recuerdo que se espera perdure por siempre, aunque muchos de los presentes llevaran sus propias cámaras fotográficas es mejor complementarlo con un equipo profesional que guarde esos recuerdos con la mejor calidad.
Seguridad
Sobre todo si se trata de un evento grande lo recomendable es contar con seguridad publica o privada para que los invitados se sientan cómodos y tranquilos y la fiesta termine sin ningún tipo de inconvenientes.
Conclusión
No hay una guía definitiva para organizar fiestas ya que son muchos los factores que intervienen, lo que si está claro es que un buen organizador de fiestas es el que toma en cuenta los gustos y necesidades de los asistentes y con base en eso da lo mejor de sí para ofrecer una fiesta inolvidable ya que como mencionamos al principio los graduados solo deben encargarse de sus preparativos personales como por ejemplo comprar vestidos o trajes y organizarse con sus amigos y familiares para estar presentes en el lugar y disfrutar.